בשנים האחרונות ובפרט בעקבות משבר הקורונה ב-2020, מעסיקים רבים מאפשרים לעובדים לבצע את עבודתם באופן מקוון מחוץ לחצרות המעסיק (לרוב מביתם הפרטי). כתוצאה מכך חלה עלייה גם בשימוש שעושים מעסיקים באמצעים טכנולוגיים המאפשרים מעקב אחרי עובדים, המבצעים את עבודתם מחוץ למקום העבודה.
אחת הסוגיות המרכזיות אשר לגבי מעקב עובדים, הינה פועל יוצא של עבודה מרחוק – האופן שבו המעסיקים יכולים לנטר את עבודת עובדיהם. לרוב ניטור זה נעשה באמצעים טכנולוגים מתקדמים.
לשימוש באמצעים טכנולוגיים לשם ניטור העבודה מרחוק סכנות מסוימות בתחומי אבטחת מידע והיבטים לא מועטים בתחום הגנת הפרטיות של העובד ואף של צדדים שלישיים כדוגמת בני משפחתו של העובד.
ביום 23.5.2023 פרסמה הרשות להגנת הפרטיות שבמשרד המשפטים, מסמך בו היא סוקרת את נושא המעקב אחרי עובדים שמבצעים את עבודתם מרחוק, את הסיכונים המרכזיים לפרטיות במעקב כזה ואת הנחיותיה והמלצותיה למעסיקים. להלן עיקרי עמדת הרשות כפי שהיא משתקפת מהמסמך שפרסמה:
1. נקודת המוצא של הרשות היא שניתן להשתמש באמצעים טכנולוגים למעקב אחרי עובדים בעת עבודה מרחוק, אולם זכות זו מוגבלת וצריכה לעמוד בדרישות הדין.
2. מידתיות, לגיטימיות ועיקרון צמידות המטרה – לפי המסמך, השימוש צריך להיעשות באופן סביר ומידתי לצורך מטרה לגיטימית וכן להיות בעל זיקה לאינטרסים הלגיטימיים של מקום העבודה. הרשות מציינת מספר הנחיות שעל המעסיק לעמוד בהן:
אם לא ניתן להצביע על מטרה לגיטימית, אין המעסיק רשאי לעשות שימוש באמצעים אלו. דוגמאות המצביעות על מטרות פסולות: בחינת מצבו המשפחתי של העובד, אופן התנהלותו במרחב הפרטי, דעותיו הפוליטיות ועוד.
על המעסיק לבחור את החלופה מבין החלופות הרלבנטיות להגשמת התכלית שיישומה יפגע בפרטיות העובדים במידה הפחותה ביותר האפשרית. למשל, מעסיק המבקש למנוע מעובדיו לגלוש במחשב שהקצה להם לאתרי אינטרנט מסוימים, רצוי שיעשה שימוש באמצעים טכנולוגיים לחסימת גישה לאתרים אלו ולא באמצעים לניטור או פיקוח על האתרים בהם גולשים העובדים.
על המעסיק לבחור אמצעי מעקב שיהיה תואם לתכלית המעקב. לדוגמא: מעסיק המבקש לנטר את היקף שעות העבודה של עובד, צריך לעשות שימוש באמצעים התואמים מטרה זו ולא באמצעים שנועדו לתכליות אחרות, כגון למעקב אחר פרודוקטיביות העובד במסגרת ניטור תכני האתרים בהם הוא גולש בשעות העבודה
על המעסיק להימנע משימוש באמצעי המעקב מעבר לשעות בהן מעמיד עצמו העובד לרשות המעסיק.
על המעסיק לשמור על פרטיותם של צדדים שלישיים, ולכן עליו לפעול לכך שמידע אשר נאסף באופן אגבי על צדדים שלישיים (כגון בני משפחתו של העובד ואנשים אחרים שאינם רלוונטיים), לא יישמר במאגרי המידע של המעסיק.
3. אמצעי מעקב – עמדת הרשות היא כי שימוש מעסיקים באמצעי מעקב שפגיעתם בפרטיות גבוהה במיוחד, מעלה חשש ממשי לחריגה מהוראות הדין. על כן בשימוש באמצעים אלה על המעסיק לפרט בפני העובדים, בכתב ובשקיפות מלאה, על אופן ביצוע המעקב והשימוש במידע.
הרשות מציינת מספר דוגמאות לאמצעי מעקב עובדים שפגיעתם בפרטיות גבוהה במיוחד:
- כלי סריקה ופיקוח על אתרי האינטרנט בהם גולש העובד, ועל תוכן הדואר האלקטרוני שלו (ככל שמדובר בתיבת דואר שאינה לשימוש מקצועי בלבד);
- אמצעים לשליטה על מצלמות הרשת ועל חיישנים לקליטת שמע (מיקרופון), של המכשירים הדיגיטליים של העובד – לצילום העובד בסביבתו הביתית או להאזנה לו ולסביבתו (הרשות מתייחסת לעניין זה באופן ספציפי וממליצה להימנע מכך, אלא במקרים קיצוניים בהם קיים צורך חיוני לכך, וכאשר אמצעים אחרים שבהם נעשה שימוש לא הועילו);
- אמצעים לניטור תנועות העכבר ואופן השימוש של העובד במקלדת המחשב (כמו מערכת לרישום הקשות);
- אמצעים לצילום מסך המחשב של העובד;
- אמצעים למעקב אחר תנועות עיניים בעת שימוש העובד במחשב, לבחינת התכנים בהם הוא צופה בזמן היותו מול המחשב;
- אמצעים לאיסוף נתוני מיקום של עובד המותקנים במכשיריו הדיגיטליים או ברכבו.
4. ידיעת העובד – על המעסיק מוטלת חובה ליידע את העובדים על כך שהוא עושה שימוש באמצעים טכנולוגים למעקב אחר התנהלותם בעבודתם מרחוק.
יידוע זה צריך לכלול גם את המטרה שלשמה נעשה המעקב. הרשות ממליצה כי יידוע עובדים ייעשה בשפה פשוטה וברורה, תוך התייחסות למאפיינים ייחודיים של עובדים, כגון שפתם, מוגבלותם (אם ישנה).
יתרה מזאת, הרשות ציינה כי בהתאם לפסיקה, על המעסיק לקבוע את המדיניות הנוהגת במקום העבודה לרבות תוך ציון כללי האסור והמותר בשימוש במחשב וביישומיו בעת העבודה מרחוק.
5. הסכמת העובד – שימוש באמצעי דיגיטלי הכרוך באיסוף מידע אישי על העובד מחייב את המעסיק לקבל את הסכמתו מראש של העובד, ההסכמה צריכה להיות מודעת ולהינתן במפורש או במכללא. אם לא ניתנה הסכמתו של העובד, על המעסיק להימנע מלאסוף עליו מידע.
חשוב להדגיש כי, אין בהסכמת העובדים כדי "להכשיר" שימוש שאינו מידתי באמצעי מעקב שנעשה שלא למטרה מוגדרת ולגיטימית, בעלת זיקה לאינטרסים הלגיטימיים של מקום העבודה.
יובהר, כי בכל הקשור לאיסוף מידע שאינו כרוך במידע אישי כגון ניטור נתוני תקשורת בלבד בתיבת הדואר המקצועית של העובד, שימוש זה אפשרי ללא קבלת הסכמת העובד, אלא על המעסיק רק ליידע את העובד בכפוף לעקרונות המידתיות והלגיטימיות.
6. איסוף ושמירת מידע – כחלק מעקרון צמצום המידע העודף, על המעסיק להימנע מאיסוף ושמירה של מידע שאינו הכרחי למטרת המעקב, או למטרת המאגר בו מידע זה נשמר.
הכלל הוא כי המעסיק רשאי לשמור מידע אישי על אודות עובדיהם הנאסף במסגרת מעקב אחריהם, אך ורק לתקופה התואמת את מטרת איסוף המידע ומטרת המאגר בו שמור המידע.
מכוח תקנה 2(ג) לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז 2017, על המעסיק מוטלת החובה לבחון אחת לשנה האם קיים צורך בשמירת מידע במאגר מידע. אולם, הרשות ממליצה למעסיק לערוך את הבחינה בתדירות גבוהה יותר (מספר פעמים בשנה).
חוזר זה הינו לעדכון כללי בלבד, ואינו מהווה תחליף לייעוץ קונקרטי בנושא מעקב עובדים ודיני עבודה. אנו נשמח לעמוד לרשותכם לכל שאלה או הבהרה, וכן בסיוע לארגונכם לעמוד בהוראות דיני הגנת הפרטיות.
