פשיטת פתע (או "פשיטת שחר" – “Dawn Raid”) היא פעולה יזומה של רשות אכיפה או רגולטור, במסגרתה חוקרים ו/או שוטרים מגיעים למשרדי החברה ללא הודעה מוקדמת, לרוב בשעות הבוקר המוקדמות, במטרה לאתר ולתפוס מסמכים ומידע דיגיטלי, לעכב עובדים לחקירה ולעיתים אף לבצע מעצרים. פעולות אלה נפוצות בעיקר בתחומי העבירות הכלכליות, לרבות הגבלים העסקיים, ניירות ערך ומיסים, וכן בתחומי הגנת הפרטיות, איכות הסביבה ובטחון המדינה.
אופן ההתנהלות החברה ועובדיה בשעות הראשונות של הפשיטה עשוי להיות בעל השלכות קריטיות על המשך ההליך (שנמשך לעיתים שנים) ובפרט על תוצאותיו, ולכן מומלץ להיערך מראש וכמובן להתנהל היטב בזמן הפשיטה עצמה. להלן מספר פעולות שניתן וצריך לנקוט.
היערכות מוקדמת – טרם הפשיטה
- גיבוש נוהל פנימי מסודר: מומלץ להכין מראש נוהל פנימי ברור המתייחס למצב של פשיטת פתע, לרבות –
- רשימת אנשי הקשר הרלוונטיים בחברה;
- כיצד מזהים את נציגי הרשות;
- מי מוסמך לתקשר עם החוקרים;
- כיצד מתעדים את פעולות החוקרים;
- כיצד מטפלים בבקשות למסמכים ולמידע דיגיטלי.
הנוהל צריך להיות נגיש למנהלים ולעובדים הרלוונטיים, וכן לעובדי הקבלה המקבלים ראשונים את פני החוקרים.
- הדרכת מנהלים ועובדים: עובדים רבים אינם יודעים כיצד לפעול במצב של ביקורת פתע ועלולים לפעול מתוך לחץ או חוסר הבנה. לכן מומלץ לקיים הדרכות תקופתיות הכוללות, בין היתר, את הנושאים הבאים –
- זכויות וחובות החברה;
- איסור השמדת מסמכים או מחיקת מידע;
- כללי התנהלות מול חוקרים;
- העברת פניות לגורם המוסמך בחברה;
- שמירה על תקשורת עניינית ומכבדת.
- מיפוי ושמירת מידע: חשוב לדעת מראש –
- היכן נשמרים מסמכים רגישים;
- אילו מערכות מידע קיימות בארגון;
- מי בעלי ההרשאות למערכות;
- כיצד נשמר גיבוי מידע;
- אילו מסמכים עשויים להיות חסויים (למשל חיסיון עו"ד-לקוח).
- הקמת צוות תגובה פנימי: מומלץ להגדיר מראש צוות מצומצם שיטפל באירוע, אשר יכלול בדרך כלל –
- הנהלה בכירה;
- יועץ משפטי פנימי;
- מנהל IT / אבטחת מידע;
- משאבי אנוש;
- דוברות / תקשורת (במידת הצורך);
- עורך דין חיצוני בעל ניסיון בחקירות פליליות.
מה עושים כאשר מתרחשת פשיטה?
- שמירה על קור רוח: הגעת חוקרים למשרדי החברה היא אירוע מלחיץ, אך חשוב לשמור על התנהלות רגועה, עניינית ומכבדת. התנהגות אגרסיבית, ניסיון לעכב את החוקרים או יצירת עימות מיותר, עלולים להחמיר את המצב.
- זיהוי החוקרים ובדיקת סמכויות: יש לבקש –
- תעודות מזהות של החוקרים;
- צו חיפוש או מסמך הסמכה מתאים;
- פירוט של מטרת הביקורת והיקפה;
יש לצלם או לתעד את המסמכים שהוצגו ולהעבירם לאיש הקשר הרלוונטי בחברה.
- יצירת קשר מיידי עם היועץ המשפטי: יש לעדכן באופן מיידי את היועץ המשפטי הפנימי ואת עורך הדין החיצוני של החברה. ככל שניתן, מומלץ שעורך הדין ילווה את הביקורת בזמן אמת.
- ליווי החוקרים: יש להצמיד נציג מטעם החברה לכל צוות חוקרים, לצורך –
- תיעוד פעולות החקירה;
- הבנת היקף החיפוש;
- שמירה על מידע רגיש;
- זיהוי מסמכים חסויים.
- תיעוד מלא של האירוע: יש לתעד באופן מסודר –
- שעת ההגעה והעזיבה;
- שמות החוקרים;
- חדרים ואזורים שנבדקו;
- מסמכים שהועתקו או נתפסו;
- שאלות מהותיות שנשאלו;
- ציוד שנלקח.
תיעוד זה עשוי להיות חשוב מאוד בהמשך ההליך!
- שמירה על מסמכים ומידע: אסור –
- למחוק קבצים;
- להשמיד מסמכים;
- למחוק הודעות דוא"ל או התכתבויות;
- להסתיר מידע.
פעולות כאלה עלולות להיחשב לשיבוש הליכי חקירה ולהוות עבירה עצמאית!
- התנהלות עובדים בזמן הביקורת: יש להנחות עובדים –
- לשתף פעולה טכנית עם החיפושים (בהתאם לצו);
- לא למסור מידע מהותי טרם התייעצות עם עורך דין;
- לשמור על תקשורת עניינית ומכבדת.
- טיפול במידע חסוי: יש לזהות בזמן אמת מסמכים שעשויים להיות מוגנים בחיסיון, ובפרט התכתבויות עם עורכי דין וחוות דעת משפטיות. לגבי מסמכים אלה, יש להעלות טענת חיסיון באופן מיידי ולתעד זאת.
לאחר סיום הפשיטה
- קיום תחקיר פנימי: מומלץ לבצע בחינה מסודרת של –
- מה התרחש במהלך הביקורת;
- אילו מסמכים נלקחו;
- אילו שאלות עלו מצד החוקרים;
- אילו סיכונים משפטיים קיימים.
התחקיר חייב להתבצע על-ידי עורך דין מנוסה שמחד יוכל לייעץ בהתאם בהמשך ההליך, ומאידך ישמור על החברה ועובדיה מפני שיבוש החקירה.
- שימור מידע והקפאת מחיקות: יש לוודא כי נשמרים כלל המסמכים והמידע הרלוונטיים.
- בחינת חשיפות וסיכונים: יש לבחון ולהיערך בהתאם –
- חשיפה פלילית;
- חשיפה מנהלית;
- חשיפה אזרחית;
- השלכות חוזיות ומסחריות;
- השפעות אפשריות על לקוחות, ספקים ובנקים.
- ניהול תקשורתי: במקרים רגישים מומלץ להכין מראש מסרים אחידים לעובדים, ללקוחות ולגורמים חיצוניים. יש להימנע מהפצת מידע לא מבוקר או מהצהרות פומביות ללא ייעוץ מתאים.
- היערכות להמשך ההליכים: פשיטת פתע היא לרוב השלב הראשון (לעיתים לאחר חקירה סמויה) של תהליך ארוך. מייד עם סיום הפשיטה, יש להיערך לשלבים הצפויים הבאים.
טעויות נפוצות שיש להימנע מהן
- מחיקת מידע מתיבות דוא"ל או טלפונים.
- מסירת מידע לא מדויק מתוך לחץ.
- עימות מיותר עם החוקרים.
- שיחות פנימיות לא מבוקרות בזמן הפשיטה או אחריה.
- היעדר תיעוד מסודר של האירוע.
- אי-מעורבות של ייעוץ משפטי בזמן אמת.
סיכום
פשיטת פתע היא אירוע רגיש ומלחיץ, בעל השלכות משמעותיות לחברה, להנהלה ולעיתים גם לעובדים באופן אישי. היערכות מוקדמת, נהלים ברורים, הדרכת עובדים וליווי משפטי מקצועי בזמן אמת עשויים לצמצם משמעותית סיכונים ולסייע בניהול נכון של האירוע.
מומלץ לבחון מעת לעת את נהלי החברה, לבצע סימולציות ולהבטיח כי כלל הגורמים הרלוונטיים ידעו כיצד לפעול במקרה של פשיטה.
לשאלות נוספות או במקרה של פשיטה, ניתן לפנות אלי בנייד – 050-6905553 (זמין 24/7).
* עו"ד ערן זך שותף בפירמה ומוביל את תחום הצווארון הלבן. בעל ניסיון רב בייצוג חברות ונושאי משרה בחקירות והליכים פליליים.
פרסום זה מוגש כשירות כללי ללקוחות המשרד וידידיו ואינו תחליף לעצה משפטית פרטנית. איננו ממליצים לפעול על פי המידע המובא לעיל ללא קבלת עצה משפטית מגורמים מוסמכים, בהסתמך על העובדות והנסיבות הספציפיות של כל מקרה.
